簡単！確実！宿泊施設へのメールでのスムーズな予約方法と注意点【ホテル/旅館】

2024年5月20日

カテゴリー：お知らせ

こんにちは！
梅ヶ島温泉湯の華若女将のさゆりです。
当館の予約方法はメール、LINE、お電話のいずれかとなります。
即時予約システムは導入していないため、お客様にはお手間をおかけしますが、
メッセージ等でのやりとりをお願いしております。

本記事では、ホテルや旅館に予約をする際のメールの書き方のポイントをお伝えします。
最近はじゃらんや楽天トラベルなどのOTAサイトが主流となり、
メールやチャット、電話でのご予約に慣れていない方も増えてきました。

予約メールが正しく書けないと、最悪の場合、
当日に「予約が入っていませんよ」と言われてしまうこともあります。
私も若い頃、海外旅行で慣れない英語でやりとりをし、結局予約ができていなくて痛い目を見ました。
宿泊施設で予約を受ける側、旅行者側の両方の立場で、メールのやりとりの大変さを実感しています。
気持ちよく宿泊施設とスムーズにやり取りするためのポイントをお伝えいたします。

「予約希望」と明記する
２-３日返信が無ければ、再度連絡を入れる
所定のフォーマットに沿って情報を伝える
- 予約メールの書き方サンプル

「予約希望」と明記する

よくあるのが「○日空いていますか？」でやり取りが始まるパターンです。
宿泊施設：「空いています」
→ お客様：「予約お願いします」
→ 宿泊施設：「予約承りました」というように、最低2往復のやりとりが発生します。

多くの宿泊施設では空室状況がわかるシステムが整っていますので、
初回のメールから「○日に予約をお願いします」や「○日に宿泊希望です」と書いていただけるとスムーズです。

「○日空いていますか？」→「空いています」というやり取り後に返信がないと、
宿泊施設側は「聞いただけで予約しないんだ」と解釈します。
その時点での空き状況ですので、その後の予約状況は変化します。
直前になって「○日の件ですが……」と問い合わせても、満室になっている可能性もあります。
予約希望の場合は、はっきりと予約の意思表示を行い、宿泊施設からの予約確定の返信をもらいましょう。

２-３日返信が無ければ、再度連絡を入れる

・迷惑メールフォルダに分類されてしまった
・入力したメールアドレスが間違っていた
・宿泊施設側が返信するのを忘れた
・何らかのエラーでメールの送受信ができない

など、顧客側・宿泊施設側で何らかのトラブルがあってメールのやりとりができない場合があります。
基本的に「宿泊施設側からの返信があって予約完了」ですので、
返信が無い場合は、予約が完了していない可能性が高いです。
送信後2～3日経っても宿泊施設から返信が届かない場合は手間になりますが再度連絡してみてください。

2回目の連絡方法は電話など、メール以外が良いかもしれません。
メールの送受信に問題がある場合、再度メールしても同様に未達の可能性があります。
LINEや別のチャットなど問い合わせ窓口が複数あれば、お好きな手段で試してみてください。
メールの返事がない場合、別の連絡手段で再度連絡してみることをおすすめします。

所定のフォーマットに沿って情報を伝える

ホテルや宿の予約の際は、細かい情報を求められることがほとんどです。
日時やプラン、人数は受け入れ可能か判断するために必須項目です。
初回メールの際にこれらが抜けていると、再度お伺いする手間が発生しますので、
予約希望のメールを送る際は必要項目に漏れが無いようご記入いただけると助かります。

以下が湯の華の予約フォームとなりますので、ご予約の際はコピペしてお使いいただけますと幸いです。

【湯の華】ご予約フォーマット

①代表者様お名前（フルネーム）
②ご連絡先（携帯電話）
③ご住所
④ご宿泊ご希望日（チェックイン日、チェックアウト日）
⑤ご希望のプラン
⑥人数（大人 ○名,小学生以下 ○名、お子様食事の有無）
⑦到着予定時刻（分かれば）
⑧備考
ペットのことや、お子様の年齢、追加のお料理、アレルギー等がございましたらお知らせください。

予約メールの書き方サンプル

ポイントを踏まえたホテル/旅館への宿泊予約メールのサンプルです。

件名：宿泊予約希望

本文：
①代表者様お名前（フルネーム）
小泉さゆり
②ご連絡先（携帯電話）
0X0-0000-0000
③ご住所
静岡県静岡市葵区梅ケ島5276-2
④ご宿泊ご希望日（チェックイン日、チェックアウト日）
5月19日（日）チェックイン
5月20日（月）チェックアウト
⑤ご希望のプラン
スタンダードプラン
⑥人数（大人 ○名,小学生以下 ○名、お子様食事の有無）
大人2名、小学生1名、食事なし未就学児1名
⑦到着予定時刻（分かれば）
15:00
⑧備考
柴犬1匹
こどもは10歳と4歳です。
追加料理で鹿のたたき1人前
大人1名そばアレルギー。